Bij het uitbesteden van facturatie laat je het opstellen, versturen en opvolgen van facturen over aan een externe partij of gespecialiseerde software, in plaats van dit zelf te doen. Dit kan variëren van volledig geautomatiseerde facturatiesoftware tot een virtuele assistent die dit voor je regelt.

Het grootste voordeel is tijdsbesparing: geen handmatig facturen opstellen, geen achterna bellen van late betalers. Daarnaast vermindert het de kans op fouten, zoals een verkeerd btw-bedrag of een vergeten factuurnummer, doordat een geautomatiseerd systeem dit consequent goed doet.

Je geeft een stukje controle uit handen, en bij een externe partij zitten er kosten aan verbonden — reken dit door tegen de tijd die het je bespaart. Zorg er ook voor dat je zelf overzicht houdt over openstaande facturen, ook als je het proces hebt uitbesteed. Bouw daarom sowieso een vast controlemoment in, bijvoorbeeld maandelijks tien minuten om je openstaande facturen en recente betalingen door te nemen, zodat je nooit volledig blind vaart op het systeem.

Bij geautomatiseerde facturatiesoftware stel je eenmalig sjablonen en herinneringsregels in, waarna het systeem facturen automatisch verstuurt en opvolgt bij het verstrijken van de betalingstermijn. Werk je met een virtuele assistent, dan geef je simpelweg de opdrachtgegevens door, en verzorgt diegene de rest.

Factureer je meer dan een paar keer per maand, of merk je dat je opvolging van late betalers structureel achterloopt? Dan is uitbesteden vaak al snel de moeite waard. Voor een enkele factuur per maand is het effect uiteraard kleiner.

Ik ben begonnen met het automatiseren van alleen mijn herinneringsmails, voordat ik de volledige facturatie uitbesteedde. Die eerste stap alleen al scheelde me een paar uur per maand aan achterna bellen. Pas toen ik merkte dat ook het opstellen van facturen tijd kostte die ik liever aan klantwerk besteedde, ben ik overgestapt naar volledig geautomatiseerde facturatiesoftware.

Kost het uitbesteden van facturatie veel geld?
Geautomatiseerde facturatiesoftware kost vaak maar een paar euro per maand, terwijl een virtuele assistent doorgaans per uur of per taak wordt betaald — reken dit altijd door tegen de tijd die het je bespaart.

Blijf ik zelf verantwoordelijk voor de juistheid van mijn facturen?
Ja, ook als je facturatie uitbesteedt, blijf jij eindverantwoordelijk voor de juistheid richting de Belastingdienst. Controleer daarom periodiek steekproefsgewijs of alles correct verloopt.

Kan ik facturatie uitbesteden zonder een boekhoudpakket te gebruiken?
Dat kan, bijvoorbeeld via een losse facturatietool of een virtuele assistent, maar een koppeling met je boekhoudpakket bespaart je vaak extra tijd doordat gegevens niet dubbel ingevoerd hoeven worden.

Is uitbesteden ook geschikt voor een kleine, startende zzp'er?
Ja, ook voor starters met weinig facturen kan geautomatiseerde facturatiesoftware al waardevol zijn, puur omdat het de kans op fouten en vergeten opvolgmomenten vermindert.

Verlies ik overzicht als ik facturatie volledig uitbesteed?
Niet per se, mits je periodiek de rapportages en openstaande facturen controleert. De meeste facturatiesoftware en assistenten bieden een duidelijk dashboard, zodat je alsnog snel overzicht hebt.

Kan ik op elk moment weer terug naar handmatige facturatie?
Ja, je kunt altijd terugschakelen, al zul je waarschijnlijk merken dat de tijdsbesparing van geautomatiseerde facturatie in de praktijk lastig te evenaren is zodra je er eenmaal aan gewend bent.