De winst-en-verliesrekening (ook wel resultatenrekening genoemd) laat zien wat je onderneming in een bepaalde periode aan opbrengsten en kosten heeft gehad, en wat daarvan overblijft als winst of verlies. Voor een zzp’er is dit hét overzicht om te zien of je onderneming daadwerkelijk winstgevend is.

Bovenaan staat je omzet: alles wat je hebt gefactureerd. Daaronder trek je je kosten af — inkoopkosten, kantoorkosten, reiskosten, afschrijvingen en eventuele personeelskosten. Wat overblijft, is je bedrijfsresultaat vóór belasting. Vergeet daarbij niet om ook incidentele kosten, zoals een grote eenmalige investering, apart te labelen zodat ze je doorlopende resultaat niet vertekenen.

Waar de winst-en-verliesrekening een periode laat zien (bijvoorbeeld een kwartaal of jaar), toont de balans een moment-opname van je bezittingen, schulden en eigen vermogen. Beide overzichten samen geven pas het volledige beeld van je financiële situatie. Denk bijvoorbeeld aan software-abonnementen die je het hele jaar door betaalt versus een eenmalige aanschaf van apparatuur — die laatste schrijf je meestal over meerdere jaren af in plaats van in één keer als kostenpost te nemen.

Stel: je omzet dit kwartaal is € 15.000. Je kosten (inkoop, kantoor, reiskosten, software) bedragen € 4.500. Je bedrijfsresultaat is dan € 15.000 − € 4.500 = € 10.500 winst vóór belasting. Over dit bedrag reserveer je vervolgens voor de inkomstenbelasting.

Door regelmatig naar je winst-en-verliesrekening te kijken, zie je snel of bepaalde kostenposten uit de hand lopen, of dat je omzet de goede kant op beweegt. Zelf bekijk ik dit overzicht maandelijks — dat is vaak genoeg om op tijd bij te sturen, zonder dat het een dagelijkse verplichting wordt.

Ik bekijk mijn winst-en-verliesrekening iedere maand naast mijn omzetdoel voor dat kwartaal. Een keer viel me op dat mijn softwarekosten in een paar maanden tijd flink waren opgelopen door abonnementen die ik niet meer gebruikte — iets dat ik zonder dit overzicht waarschijnlijk pas bij de jaarafsluiting had ontdekt. Dat soort tussentijdse controle is precies waar dit overzicht zijn waarde bewijst.

Moet ik als zzp'er verplicht een winst-en-verliesrekening opstellen?
Voor de inkomstenbelasting ben je verplicht om je winst te berekenen, wat in de praktijk neerkomt op het opstellen van een winst-en-verliesrekening. Een boekhoudpakket doet dit automatisch op basis van je ingevoerde facturen en kosten.

Wat is het verschil tussen omzet en winst?
Omzet is het totale bedrag dat je hebt gefactureerd, winst is wat er overblijft nadat je alle kosten van die omzet hebt afgetrokken. Een hoge omzet zegt dus niets over hoeveel winst je daadwerkelijk maakt.

Hoe vaak moet ik mijn winst-en-verliesrekening bijwerken?
Er is geen wettelijke verplichting voor een vaste frequentie, maar maandelijks of per kwartaal bijwerken geeft je op tijd inzicht om bij te sturen, in plaats van pas bij de jaarafsluiting te ontdekken hoe je onderneming heeft gepresteerd.

Kan ik een winst-en-verliesrekening ook per project maken?
Ja, veel boekhoudpakketten laten je kosten en opbrengsten labelen per project of klant, waardoor je naast de totale winst-en-verliesrekening ook ziet welke projecten het meest winstgevend zijn.

Waar vind ik mijn winst-en-verliesrekening als ik een boekhoudpakket gebruik?
In vrijwel elk boekhoudpakket staat de winst-en-verliesrekening onder 'Rapportages' of 'Overzichten', automatisch samengesteld op basis van de facturen en kosten die je hebt ingevoerd — je hoeft 'm dus niet zelf handmatig op te stellen.