Excel boekhouden template-bestanden zijn gratis, flexibel en je hebt ze meteen paraat — geen account aanmaken, geen leercurve. Voor een kleine, overzichtelijke administratie zzp is dat precies wat je nodig hebt in je eerste maanden als ondernemer.

Een factuur-template met automatische nummering en btw-berekening bespaart je bij elke nieuwe klant tijd. Zorg dat je template de wettelijk verplichte factuurgegevens bevat: je KVK-nummer, btw-nummer, factuurdatum en -nummer, en een duidelijke omschrijving van de dienst.

Rijd je zakelijke kilometers met je eigen auto? Een kilometeradministratie-template met datum, route, kilometerstand en doel van de rit is essentieel om je reiskostenaftrek (€ 0,25 per kilometer in 2026) te kunnen onderbouwen bij de Belastingdienst.

Voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek moet je kunnen aantonen dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt. Een simpel urenoverzicht naast je inkomsten-template houdt dit overzichtelijk bij en is direct je bewijs richting de Belastingdienst.

Een btw-overzicht-template met kolommen voor omzet, betaalde btw en te ontvangen btw voorkomt verrassingen bij je kwartaalaangifte. Vul ’m bij elke factuur direct in, in plaats van aan het einde van het kwartaal alles te moeten reconstrueren — dat is precies de fout die ik zelf ooit maakte.

Zodra je meer dan een paar klanten per maand factureert of BTW-plichtig wordt voor meerdere tarieven, wordt handmatige Excel administratie foutgevoelig. Dat is meestal het moment om over te stappen naar een boekhoudpakket — zie ons artikel over boekhoudpakketten vergelijken voor de opties.

Elke vrijdagmiddag werk ik mijn vier Excel-templates in samenhang bij: eerst de facturatie-template met nieuwe facturen, dan de kilometeradministratie met de ritten van die week, vervolgens het uren- en inkomstenoverzicht, en als laatste het btw-overzicht. Dat kost me ongeveer twintig minuten per week — een kleine investering die me aan het einde van elk kwartaal urenwerk bespaart bij de btw-aangifte.

Waar vind ik een gratis Excel-template voor boekhouding?
Onderaan dit artikel kun je alle vier de templates in één keer downloaden — inclusief de facturatie-, kilometeradministratie-, uren- en btw-template die ik zelf in mijn eerste jaar als zzp'er heb gebruikt.

Is een Excel-administratie geaccepteerd door de Belastingdienst?
Ja, zolang je administratie volledig, controleerbaar en logisch opgebouwd is, accepteert de Belastingdienst een Excel-boekhouding net zo goed als een boekhoudpakket. Bewaar wel altijd de onderliggende facturen en bonnetjes als bewijsstukken.

Hoeveel tijd kost het bijhouden van een Excel-administratie?
Bij een klein aantal facturen per maand kost het bijhouden van een Excel-administratie meestal niet meer dan een half uur per week, mits je het wekelijks bijwerkt in plaats van het te laten opstapelen.

Moet ik voor elk type kosten een apart tabblad gebruiken?
Dat is niet verplicht, maar wel aan te raden: aparte tabbladen voor facturatie, kilometers, uren en btw houden je Excel-administratie overzichtelijk en voorkomen dat je gegevens door elkaar gaan lopen naarmate je bestand groeit.

Kan ik deze templates ook gebruiken als ik een vof heb?
Ja, de templates zijn ook prima bruikbaar voor een vof, al is het dan verstandig om per vennoot een duidelijk onderscheid te maken in de uren- en inkomstenregistratie, zodat de winstverdeling makkelijk te herleiden blijft.