Nederland kent drie btw-tarieven: 21% (het standaardtarief voor de meeste diensten en producten), 9% (voor onder andere voedingsmiddelen en bepaalde arbeidsintensieve diensten), en 0% (voor export buiten de EU en specifieke vrijgestelde diensten).

Je draagt niet simpelweg alle btw af die je op je facturen zet. Je berekent het verschil tussen de btw die je aan klanten in rekening hebt gebracht (uitgaande btw) en de btw die je zelf hebt betaald over zakelijke inkopen (voorbelasting). Dit verschil draag je af aan de Belastingdienst. Een goed boekhoudpakket helpt je hierbij enorm, doordat het automatisch bijhoudt wat je moet afdragen per kwartaal.

Stel: je factureert in een kwartaal € 10.000 exclusief btw, met 21% erbij is dat € 2.100 aan uitgaande btw. Je hebt in datzelfde kwartaal € 2.000 aan zakelijke kosten gemaakt, waarover je € 420 aan voorbelasting hebt betaald. Je draagt dan € 2.100 min € 420 = € 1.680 af aan de Belastingdienst. Zet dit gewoon standaard bij je administratieroutine, dan wordt het al snel een automatisme in plaats van iets waar je bij stil hoeft te staan.

Heb je een omzet onder de € 20.000 per jaar? Dan kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling, waarbij je vrijgesteld bent van btw-heffing. Dit betekent dat je geen btw in rekening brengt aan klanten, maar ook geen voorbelasting kunt terugvragen.

De meeste zzp’ers doen per kwartaal btw-aangifte, uiterlijk één maand na afloop van het kwartaal. Sommige kleinere ondernemers mogen jaarlijks aangifte doen, in overleg met de Belastingdienst. Bewaar deze aangifte-overzichten ook goed, want je hebt ze nodig bij je jaarlijkse belastingaangifte.

In mijn eerste kwartaal vergat ik de voorbelasting van een grote zakelijke aankoop mee te nemen, waardoor ik te veel btw afdroeg. Gelukkig kon ik dit corrigeren in de volgende aangifte, maar sindsdien houd ik al mijn zakelijke bonnetjes direct bij in mijn boekhoudpakket, zodat ik niets meer over het hoofd zie.

Moet ik me aanmelden voor de KOR?
Ja, de KOR is niet automatisch — je moet je hiervoor apart aanmelden bij de Belastingdienst, met een minimale deelnameperiode van drie jaar.

Wat als ik meer btw heb betaald dan ontvangen?
Dan krijg je het verschil terug van de Belastingdienst, bijvoorbeeld als je in een kwartaal veel hebt geïnvesteerd en dus veel voorbelasting hebt betaald.

Geldt hetzelfde btw-tarief voor al mijn diensten?
Niet per se — sommige diensten vallen onder het lage tarief van 9%, terwijl de meeste zakelijke dienstverlening onder het standaardtarief van 21% valt. Check dit per dienst die je aanbiedt.

Kan ik met terugwerkende kracht gebruikmaken van de KOR?
Nee, de KOR gaat in vanaf het moment van aanmelding of een door jou gekozen latere datum, niet met terugwerkende kracht over al gefactureerde omzet.

Kan ik btw terugvragen over kosten van vóór mijn KVK-inschrijving?
Onder voorwaarden wel, als deze kosten aantoonbaar zakelijk waren en direct verband houden met de start van je onderneming — bewaar hiervoor altijd de originele facturen.

Wat gebeurt er als ik per ongeluk het verkeerde btw-tarief hanteer?
Corrigeer dit zo snel mogelijk via een aanvullende aangifte — hoe langer je wacht, hoe groter het verschil kan oplopen en hoe lastiger de correctie wordt.